SYSback präsentiert Lösung für automatisiertes On-/Off-Boarding von Mitarbeitern.

Hoher manueller Aufwand, wenn Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten oder das Unternehmen verlassen – Viele Prozesse können teil- oder vollautomatisiert werden für mehr Effizienz. 

Die SYSback AG, spezialisiert auf innovative Systemlösungen in den Bereichen IT-Infrastruktur, IT-Service-Management (ITSM) und IT-Automation, bietet für Unternehmen ab sofort Automationslösungen für das On-/Off-Boarding von Mitarbeitern.

In vielen Unternehmen erfordert das On-/Off-Boarding neuer Mitarbeiter einen hohen manuellen Aufwand. Damit alles funktioniert, der neue Mitarbeiter motiviert seinen ersten Arbeitstag beginnen kann, sind viele einzelne Prozesse erforderlich. Hierzu zählen neben der Bereitstellung des Arbeitsplatzes, Telefons und IT-Equipments auch der Zugang zu internen und externen Tools, das Bestellen von Visitenkarten u.v.m. 

Wenn Mitarbeiter wiederum das Unternehmen verlassen, stehen finanzielle und sicherheitsrelevante Aspekte im Vordergrund: Ist der Zugang zu allen Ressourcen des Unternehmens, wie E-Mail-Konto, sensible Entwicklungs- oder Kundendaten etc. gesperrt? Sind alle Zahlungen, wie Gehalt, Spesen, Fahrtkosten etc., eingestellt?

Zurück zum On-Boarding: Voraussetzung für die schnelle Einbindung eines neuen Mitarbeiters in das Tagesgeschäft ist, dass die Personalabteilung alles Nötige veranlasst hat, damit ein funktionsfähiger Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Auf die IT-Abteilung entfällt hierbei die Einbindung in das Active Directory sowie das Bereitstellen einer E-Mail-Adresse mit dazugehörigem Passwort und die Zuweisung der richtigen Telefonnummer.

Parallel dazu hat die Personalabteilung den Bewerbungsprozess dokumentiert, um ab der Einstellung alle relevanten Prozesse zu starten. Dazu gehören insbesondere Beitragszahlungen zur Krankenversicherung und Rentenversorgung sowie die Gehaltszahlungen an die zuvor eingebundene Bankverbindung des neuen Mitarbeiters. Alle diese Prozesse erfolgen bei den meisten Unternehmen noch weitgehend manuell und binden viele Ressourcen.
 

SYSback hat daher eine Lösung für eine teil- oder vollautomatisierte Unterstützung entwickelt.
Hierbei sind ein Standard-Paket und Erweiterungsfunktionen verfügbar, je nach Automatisierungsanforderungen über den reinen On-/Off-Boarding-Prozess hinaus.
 

Standard-Paket und Erweiterungsoptionen

Mit dem Standard-Paket kann der On-/Off-Boarding-Prozess bereits weitreichend automatisiert werden, es umfasst folgende Leistungen:

• Lizenz für eine geeignete Automationssoftware
• Dienstleistung – Analyse der Prozesse im Unternehmen
  • Interviews mit fünf Subject-Matter-Experten (SMEs), wie z.B. aus Personalabteilung, IT-Abteilung oder Finanzbuchhaltung
  • Grafische Dokumentation der Prozesse
  • Stakeholder-Mapping auf Basis der Interviews für das Unternehmen
  • Aufnahme der relevanten Tools beim Kunden
  • Aufnahme von Compliance-Themen
  • Vorstellung der Zusammenfassung als Präsentation (vor Ort oder per WebEx)
• Installation der Software auf einem Server des Kunden
• Umsetzung von fünf On-/Off Boarding-Prozessen laut Analyse
  • Anbindung an das ERP-System
  • E-Mail an den Gehaltsdienstleister (extern)
  • Anlegen und Abmeldung im Active Directory
  • Aktivierung und Abmeldung E-Mail (Office365 oder Exchange)
  • Bestellung von IT- und Handy-Equipment (Benachrichtigung)
  • Bereitstellung Telefonnummer (Benachrichtigung)
• Wartung der Software und der entwickelten Automaten für zwölf Monate
   

Mögliche Optionen (Projekt-Mehraufwand)

Weitere Funktionalitäten können in einem Workshop erarbeitet und dem Standard-Paket angehängt werden. So kann SYSback jeden individuellen Prozess automatisieren, entsprechend den jeweiligen Anforderungen des Kunden.

• Funktionale Erweiterungen des Prozesses
  • Genehmigungsprozess
  • Vertragshandling für den Bewerbungsprozess
  • Bereitstellung von Möbeln, Räumen und Softwarezugängen
  • Bereitstellung einer Telefonnummer
  • Lizenzierung von Softwareeintragungen (Anbindung an Lizenzmanagement)
  • Zugangsberechtigungen und Dateifreigaben
  • Abmelden von Mitarbeitern von weiteren Systemen (Löschung der Zugänge)
  • Automatisierte Check-Liste inkl. Statusanzeige im Prozess
  • Funktionale Erweiterungen der Software
  • Portal- und Shop-Anbindung
  • Bestellungen auslösen (z.B. Kurse zur Ausbildung oder Willkommensgeschenke)
  • Anbindung von internen und externen Drittsystemen (z.B. weitere Automationslösungen)
  • Abmelden der Mitarbeiter von weiteren wichtigen Tools und Zugängen